文書による作業の組織

財務

人事文書による作業の組織行政装置の機能の質、従業員の労働の形成と文化に特別な影響を与える。仕事のプロフェッショナルが多いほど、企業全体の活動はより成功します。

どの企業の内部ワークフロービジネス情報の準備、保守、充填、コピー、送信のためのさまざまな活動が含まれています。実践が示すように、全従業員の約7割がこれらの活動に費やしています。文書による作業の組織化がますます重要になってきていると言わざるを得ない。今日、この活動は現代の企業の競争力の主要な要因の1つと考えられています。

文書による作業組織の示唆受信され、処理されたビジネスデータへの特別なアプローチ、情報流通の形成および変更のプロセスの調整。文書による作業の適切な編成は、検索時間を短縮し、データの正確性、適時性を高め、冗長性を排除します。

長期的な実践を考慮して、文書化された3つの主な種類の作業が開発されました:混合、分散、集中化。

後者の形態は、企業内の単一のユニットの実施における既存の構造化オペレーションの様々なもの。このような細分は、一般部局または人事部、大統領選挙などであってもよい。ドキュメンテーションは、秘書である1人の人が管理できます。いずれにせよ、ユニットまたは1人の従業員の責任には、領収書からアーカイブ部門への移転までの一連の処理アクティビティの実行が含まれます。これらの活動には、レセプション、ビジネス情報の処理、登録、ストレージ、実行の制御、ディスパッチ、参照および情報操作、アーカイブへの転送の前のシステム化が含まれます。

文書による作業の集中的な編成最も合理的であると考えられ、この点でより好ましい。これは特に小規模企業で当てはまります。ドキュメンテーションの体系化のこの方法を使用すると、情報処理活動のコストが大幅に削減されます。加えて、従業員の労働組織が大幅に改善されています。このようなワークフローの編成によって、事務機器が最も効果的であり、文書化の処理に関連する方法論的および管理的活動において統一が達成される。

反対の中央システムは、分散型スキーム。この場合、各ユニットについて、それ自身のドキュメンテーションサービスが形成される。これらのユニットでは、すべての操作が自律的に実行されます。地方分権化されたシステムは、地域的に異なる装置で異なる機関や組織にとってより典型的です。加えて、この作業システムは、そのような企業にも適しています。具体的には異なる文書(情報の保護を確実にする必要性など)があります。

一方、最も一般的な形式混合システムです。この場合、すべての操作の一部(原則として、送受信された文書の受信と処理、保管、複製)が中央ユニットで実行されます。企業の構造部門では、アーカイブへの印刷のための印刷(作成)、発注、保管、準備のための活動が行われます。

文書によるこの作業計画の選択は、企業自身の構造に従って行われます。

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